Construindo a política de comunicação da sua empresa

Ter uma comunicação clara e eficaz é fundamental para o bom funcionamento da sua empresa. Independentemente do porte, a comunicação favorece a integração dos seus funcionários, a construção de uma boa imagem no mercado e o relacionamento com seus clientes.

Para manter essa comunicação organizada, ela pode constar em um único documento, chamado de “política da comunicação”. Nele, conterá os princípios da sua empresa, as diretrizes e as normas que norteiam a comunicação interna e externa do seu negócio, bem como as definições de públicos estratégicos do seu negócio, as ações e a mensuração de resultados.

Antes de construir o documento, defina o seguinte:

1. O que você espera alcançar com sua política de comunicação?

2. Quais são os canais de comunicação que você utiliza?

3. Como você se comunica com seus públicos?

4. Quais são os principais públicos de interesse da sua empresa?

5. Como você quer ser comunicar com cada um deles?

Somente após esta análise será possível escrever o documento da política de comunicação, no qual deverá conter:

• Uma lista de todos os públicos de interesse do seu negócio. Funcionários, clientes, fornecedores, investidores, imprensa, sociedade local, influenciadores, etc.
• Os canais que serão usados (e-mail, intranet, redes sociais, comunicados oficiais, revista, etc.).
• A linguagem que será adotada, ou seja, sua empresa irá usar uma forma de comunicação mais forma, informal, apenas informativa, etc.
• A responsabilidade dos departamentos e colaboradores na comunicação interna e externa.
• A forma que será monitorada e avaliada a efetividade da comunicação da empresa.

Lembrando que tudo isso deve estar de acordo com a visão, missão e valores da sua empresa.

É um documento que dá trabalho e é um processo contínuo e amplo, que deve ser construída de forma coletiva para refletir a ideia da instituição como um todo. Para que todos possam colaborar na hora de colocar em prática.

Mas,”se eu sou uma pequena clínica ou empresa com poucos funcionários, o que eu ganho com isso?” Você direciona suas ações de comunicação com mais coerência e consistência, fortalecendo a imagem da empresa no mercado, além de facilitar o engajamento e manter a transparência e confiança com seu público. Uma política de comunicação pré-definida também ajuda a empresa a lidar com momentos de crise e situações de emergência. Tudo isso otimiza tempo e recursos.

Uma consultoria externa para a elaboração deste trabalho pode ser positiva, pois o profissional pode trazer novos pontos de vista, diferentes ângulos e olhares.